Mitgliederverwaltung im Voltigierverein
Sonstiges
Hallo, wir sind ein gemeinnütziger Verein in Taunusstein. Aktuell haben wir ca. 150 Mitglieder, davon ca. 120 aktive Voltigierer. Unser Vorstand besteht in der Regel aus 13 ehrenamtlichen Amtsinhaber, wobei unsere Amtszeiten i.d.R. über 2 Jahre gehen und alternierend gewählt wird um ein grösstmögliches konstantes KnowHow bei Wechseln im Vorstand zu bewahren.
Die Mitgliederverwaltung wickeln wir über das Programm S-Verein ab. Es sind die Stammdaten des jeweiligen Mitglieds mit einigen Infodaten zu bestücken, des Weiteren Bank und Adressdaten zu hinterlegen. Es sind Ein- und Austritte im Verein zu erfassen, Abteilungsein- und Austritte sowie Wechsel und die jew. Beiträge zu hinterlegen, mit Beginn- und Endezeit, evt. unter Berücksichtigung von Geschwisterrabatten u.ä. Das Stipendieren in höheren Gruppen und evt. daraus resultierende Wechsel in den Voltigiergruppen (im Programm heißen sie Abteilungen) sind häufiger vorzunehmen. Auch Trainer oder externe Helfer sind hier zu erfassen, auch wenn diese nicht zwingend Mitglieder sind. Es sind versch. Beitragsarten zu beachten. Desweiteren gibt es noch von Eltern und Voltigierern erbrachte Hand- und Spanndienste die per Papierbeleg abgerechnet und im Stall gesammelt werden, diese sind abzuholen und dann ebenfalls im Programm zu erfassen. Die Daten aus der Mitgliederverwaltung werden für die monatlichen Gebühreneinzüge, die jährl. Beitragseinzüge und die Abrechnung der Hand- und Spanndienste verwendet, d.h. eine genaue und korrekte Arbeit ist hier wichtig. Auch die in den Gruppen an jedem Training verwendeten Anwesenheitslisten, sowie Unterlagen für die Mitgliederversammlungen oder Bestandserhebungen von Stadt oder Verbänden, werden aus den Erfassungen abgeleitet.
Sie erstellen Überblickslisten zu den Gruppen für die Vorstandssitzungen. Sie halten Kontakt zum Verwalter der Wartelisten und Stipendien, haben Kontakt zu den (Eltern der) Mitglieder wenn es Fragen rund um die die Stammdaten gibt, und besprechen bei Bedarf die Ergebnisse mit dem Kassenwart.
Sie berichten in Vorstands- und Mitgliederversammlungen über Mitgliederzahlen, Fluktuationen, haben Über- oder Unterbelegungen von Gruppen im Blick und können so gezielt Auskunft geben, in welchem Alters- oder Leistungsbereich neue Mitglieder gesucht werden.
Der zeitliche Umfang liegt bei 5-20 Stunden monatlich, zum Jahresabschluß mit der Ermittlung der Hand- und Spanndienstabrechnung evt. auch mal mehr
Als Voraussetzung wäre eine gewisse Affinität zu Softwarenutzung, gute Kenntnisse in Excel und Bereitschaft sich in neue Softwareapplikationen und die Vereinsstrukturen einzuarbeiten, unabdingbar. Sie sollten mit PC, Internet, Kamera und Headset ausgestattet sein, da wir keine Vereinsbüroräume haben, sondern jeder von zu Hause tätig wird.
Aktuell finden unsere Sitzungen digital per Teams statt, wenn es die Umstände erlauben werden sicher auch wieder persönliche Treffen möglich sein.
Wir freuen uns über Ihre Unterstützung.
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